Digitaaliset kuitit – helpompaa kuittien käsittelyä varten

Digitala kvitton är en smartare, mer modern och miljövänlig lösning för att hantera kvitton. Istället för att samla på papperskvitton som lätt kan tappas bort eller bli svåra att läsa, kan du nu ta emot, spara och organisera dina kvitton digitalt. Detta kan göras på flera olika sätt, till exempel genom att använda en app eller ett webbaserat verktyg. Vi går igenom fördelarna med digitala kvitton och hur det fungerar i praktiken.

Digitaaliset kuitit ovat älykkäämpi, modernimpi ja ympäristöystävällisempi ratkaisu kuittien käsittelyyn. Sen sijaan, että keräisit paperisia kuitteja, jotka voivat helposti kadota tai olla vaikeasti luettavissa, voit nyt vastaanottaa, tallentaa ja järjestellä kuittejasi digitaalisesti. Tämä voidaan tehdä useilla eri tavoilla, esimerkiksi käyttämällä sovellusta tai verkkopohjaista työkalua. Käymme läpi digitaalisten kuittien edut ja niiden käytännön toimivuuden.

Mitä ovat digitaaliset kuitit?

Digitaaliset kuitit, joita kutsutaan myös e-kuiteiksi tai sähköisiksi kuiteiksi, ovat sähköinen versio tavallisesta paperikuitista. Ne toimivat todisteena tapahtuneesta kaupasta ja sisältävät kaikki tärkeät tiedot, kuten perinteinen kuitti. Sen sijaan, että saisit fyysisen kopion kuitistasi ostaessasi kaupasta tai vastaanottaessasi palvelun, kuitti lähetetään digitaalisesti sovellukseen tai sähköpostiosoitteeseesi. Ero on yksinkertaisesti se, että digitaaliset kuitit luodaan ja käsitellään tietokoneella tai mobiililaitteella paperin sijaan.

Digitaalisia kuitteja on erilaisia, mutta yleisimpiä ovat:

• Skannatut kuitit: Skannattu kuva paperikuitista, joka on muunnettu digitaaliseksi versioksi. Monet sovellukset käyttävät usein optista merkkientunnistusta (OCR) kuitin tietojen lukemiseen ja tulkitsemiseen, mikä helpottaa niiden järjestämistä ja myöhempää hakua.
• Yritysten e-kuitit: Monet kauppaketjut ja verkkokauppaympäristöt tarjoavat mahdollisuuden lähettää kuitit digitaalisesti sähköpostitse tai tekstiviestillä. Nämä kuitit voidaan sitten tallentaa tietokoneelle tai pilvipalveluun myöhempää käyttöä varten.
• Kuitit maksupalveluista: Jotkut maksupalvelut, kuten Swish ja Klarna, tarjoavat mahdollisuuden tallentaa kuitit digitaalisesti niiden sovellukseen tai verkkosivustolle.

Digitaalisten kuittien edut

Yrityksen siirtyminen pääasiassa digitaalisten kuittien käyttöön tarjoaa useita etuja perinteisiin paperikuitteihin verrattuna. Tässä on muutamia tärkeimpiä:

• Ympäristöystävällinen: Käyttämällä digitaalisia kuitteja vähennät paperin kulutusta ja siten ympäristövaikutuksiasi. Tämä on erityisen tärkeää, kun otetaan huomioon päivittäin tuotettavien paperikuittien suuret määrät.
• Säästää aikaa: Sen sijaan, että joudut tallentamaan ja lajittelemaan paperikuitteja manuaalisesti, voit helposti järjestellä ja etsiä digitaalisia kuitteja erilaisten työkalujen avulla. Tämä säästää aikaa ja helpottaa kuittien järjestämistä.
• Vähentää kuittien katoamisen riskiä: Digitaalisten kuittien ansiosta sinun ei tarvitse huolehtia kuittien katoamisesta tai hukkaamisesta. Voit aina käyttää niitä laitteellasi tai käyttämälläsi verkkopohjaisella työkalulla.
• Parempi yleiskuva ja hallinta: Kun pidät kirjaa kuiteistasi digitaalisesti, saat paremman yleiskuvan menoistasi ja näet helposti, mitä ostoksia on tehty. Tämä on erityisen hyödyllistä yrittäjille ja kirjanpitäjille, joiden on löydettävä nopeasti tiettyjä kuitteja kirjanpitoa tai tilintarkastusta varten. On myös helpompi seurata, miltä toimittajilta on ostettu ja mitkä kustannukset ovat yleisimpiä, mikä voi auttaa tehostamaan ostoprosessia.

Näin voit tallentaa kuittisi digitaalisesti

Digitaalisia kuitteja voi hallita ja tallentaa eri tavoin, riippuen siitä, mikä sopii sinulle parhaiten. Tässä on muutamia yleisiä tapoja:

• Käytä sovellusta: Saatavilla on monia sovelluksia, jotka auttavat sinua vastaanottamaan, tallentamaan ja järjestämään digitaaliset kuitit. Jotkut sovellukset on liitetty pankkiisi tai kauppoihin, joissa asioit säännöllisesti, kun taas toiset toimivat itsenäisenä työkaluna, johon voit ladata kuvia kuiteistasi.
Lähetä sähköpostia itsellesi: Jos et halua käyttää sovellusta, voit lähettää itsellesi sähköpostia, jossa on kuvia tai PDF-tiedostoja kuiteistasi. Tämä helpottaa kuittien tallentamista erityiseen kansioon ja niiden järjestelemistä.
• Käytä verkkopohjaista työkalua: On myös erilaisia verkkopohjaisia työkaluja, jotka voivat auttaa sinua hallitsemaan digitaalisia kuittejasi. Nämä voivat olla hyödyllisiä, jos haluat käyttää kuittejasi eri laitteilla tai jakaa niitä muiden kanssa.

Digitaalisten kuittien järjestämisessä on myös useita vaihtoehtoja. Joissakin sovelluksissa ja palveluissa on sisäänrakennetut toiminnot kuittien lajittelua ja luokittelua varten, kun taas toisissa voit luoda omia kansioita ja tunnisteita kuittien järjestämiseksi. Myntin yrityskortilla voit myös lähettää kuitin suoraan kirjanpitoon.

Mitä laki sanoo digitaalisten kuittien säilyttämisestä?

1.7.2024 alkaen tulee voimaan uusi kuittilaki, jonka ansiosta sinun ei tarvitse säilyttää digitaalisia eikä paperisia kuitteja, kunhan olet digitalisoinut kuitin kirjanpitoosi.

Turvallisuus ja tietosuoja

Yrityksen tietojen turvallisuus ja suojaus on aina tärkeä tekijä, joka on otettava huomioon digitaalisia työkaluja käytettäessä. Digitaalisten kuittien osalta varmista, että valitset luotettavan toimittajan, joka tarjoaa turvallisen tietojen tallennuksen ja siirron. On myös tärkeää, että sinulla on selkeät menettelytavat digitaalisten kuittien käyttämiseksi ja käsittelemiseksi, jotta vain valtuutetut henkilöt pääsevät niihin käsiksi. Lisäksi sinun tulee varmistaa, että mahdolliset integraatiot muiden järjestelmien kanssa ovat turvallisia ja täyttävät yrityksesi tietosuojakäytännöt.

Älykäs kuittien hallinta Myntsin yrityskortilla

Kuittien digitalisoinnin avulla tiedot voidaan poimia automaattisesti, mikä poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen ja säästää arvokasta työaikaa. Tämä automatisointi vähentää myös inhimillisten virheiden riskiä, mikä johtaa tarkempaan ja luotettavampaan kirjanpitoon. Lisäksi monet digitaalisten kuittien järjestelmät tarjoavat integroinnin olemassa oleviin kirjanpito-ohjelmiin, mikä yksinkertaistaa ja tehostaa kirjanpitoprosessia entisestään.

‍