Ostojen hyväksyminen tai hylkääminen on tärkeä toiminto kulualustalla. Luomalla tiimejä ja hyväksymisvirtoja yrityksesi saa hallintaansa kaikki kulut, eikä sinulle tule yllätyksiä kuun lopussa.
Näin aktivoit hyväksynnän Myntissä
1. Päätä hyväksyjien määrä
Aloita päättämällä, millä tasolla hyväksyjät toimivat. Tämä päätetään yleensä organisaation rakenteen perusteella. Suuremmassa yrityksessä on yleensä enemmän hyväksyjiä, kun taas pienemmässä yrityksessä riittää, että talousjohtaja tai toimitusjohtaja toimii hyväksyjänä.
2. Luo tiimejä ja valitse hyväksyjät
Kun tiedät, kuinka monta hyväksyjää tarvitset, voit luoda tiimejä Myntissä. Kirjaudu Myntiin ja siirry kohtaan Tiimit & Kortit. Luo sitten organisaatiollesi sopivat tiimit, esimerkiksi Talous ja IT. Valitse sitten, mitkä käyttäjät toimivat hyväksyjinä.
Hyväksyjä voi tehdä Myntissä seuraavaa
Hyväksyjä vastaa kulujen tarkastamisesta ja hyväksymisestä ennen niiden kirjaamista tai viemistä eteenpäin. Myntissa hyväksyjä voi:
- Hyväksyä tapahtumat suoraan luettelosta. Kun tapahtuma hyväksytään, se merkitään valmiiksi viedäväksi kirjanpitojärjestelmään.
- Hylätä tapahtumat, jos tietoja puuttuu tai jotain on korjattava. Kun tapahtuma hylätään, se lähetetään automaattisesti takaisin ostoksen tehneelle henkilölle.
- Pyytää lisätietoja hylkäämällä tapahtuman. Kortinhaltijan on sitten lisättävä puuttuvat tiedot tai korjattava tiedot ennen kuin ne lähetetään uudelleen hyväksyttäväksi.
Tämä prosessi varmistaa, että kaikki kulut ovat oikeita, täydellisiä ja yrityksen hyväksymissääntöjen mukaisia ennen kuin ne siirretään kirjanpitoon.
Usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia Myntin hyväksymisprosessista
Miten hyväksymisprosessi etenee ennen kuin hyväksyjä on nimetty?
Niin kauan kuin et lisää hyväksyjää, eli henkilöä, joka hyväksyy tai hylkää lähetetyt transaktiotiedot, kaikki transaktioihin ladatut tiedot hyväksytään automaattisesti ja siirtyvät suoraan ”valmiiksi vientiin”.
Miksi hyväksyjät ovat tärkeitä?
Jotta jokainen osasto tai tiimi voi seurata omia transaktioitaan. Hyväksyjät ovat tärkeitä myös yrityksen kulujen hallitsemiseksi.
Miksi en voi palauttaa tapahtumaa?
Voit palauttaa tapahtuman vain, jos sille on valittu kategoria. Jos kategoria puuttuu, tapahtumaa ei voi palauttaa kortinhaltijalle täydennystä tai muokkausta varten. Tarkista siis, että tapahtuma on luokiteltu, ennen kuin yrität palauttaa sen.
Kuinka voin seurata kuluja?
Järjestelmänvalvojana voit seurata ja analysoida kaikkia kuluja Myntin analyysityökalun avulla. Työkalu löytyy kojelaudan valikosta, kun olet kirjautunut Myntin verkkoportaaliin, ja se tarjoaa selkeän yleiskuvan tapahtumista, kustannusten kehityksestä ja kulutustottumuksista sekä yrityksen että kortin tasolla.
Kuinka näen, kuka on tehnyt tapahtuman?
Kirjaudu sisään järjestelmänvalvojana osoitteessa mynt.com ja siirry kohtaan Kaikki kulut. Siellä näkyvät kaikki tapahtumat sekä tiedot siitä, kuka kortin käyttäjä on tehnyt ostoksen. Tämä helpottaa kulujen seurantaa ja varmistaa oikean vastuunjaon.
