Godkjenning eller avvisning av kjøp er en viktig funksjon i en utgiftsplattform. Ved å opprette team og godkjenningsflyter får bedriften din kontroll over alle utgifter og unngår overraskelser ved månedsslutt.
Slik aktiverer du autorisasjon i Mynt
1. Bestem antall autorisatorer
Begynn med å bestemme hvilket nivå av autorisatorer du ønsker å ha. Dette bestemmes vanligvis av organisasjonens struktur. En større bedrift har vanligvis flere autorisatorer, mens det i en mindre bedrift kan være tilstrekkelig at økonomisjefen eller administrerende direktør er autorisator.
2. Opprett team og velg autorisatorer
Når du vet hvor mange godkjennere du trenger, kan du opprette team i Mynt. Logg inn på Mynt og gå til Team og kort. Opprett deretter team som passer for organisasjonen din, for eksempel Økonomi og IT. Velg deretter hvilke brukere som skal være godkjennere.
En godkjenner kan gjøre følgende i Mynt
En godkjenner er ansvarlig for å gjennomgå og godkjenne utgifter før de blir bokført eller eksportert. I Mynt kan godkjenneren:
- Godkjenne transaksjoner direkte fra listen. Når en transaksjon er godkjent, merkes den som klar for eksport til regnskapssystemet.
- Avvise transaksjoner hvis informasjon mangler eller hvis noe må korrigeres. Når en transaksjon avvises, sendes den automatisk tilbake til personen som foretok kjøpet.
- Be om tilleggsinformasjon ved å avvise transaksjonen. Kortinnehaveren må da legge til den manglende informasjonen eller justere informasjonen før den sendes inn på nytt for godkjenning.
Denne prosessen sikrer at alle utgifter er nøyaktige, fullstendige og i samsvar med selskapets godkjenningsregler før de videresendes til regnskap.
Ofte stilte spørsmål og svar om godkjenning i Mynt
Hvordan ser godkjenningsprosessen ut før en godkjenner er tildelt?
Så lenge du ikke legger til en godkjenner, en person som godkjenner eller avviser innsendt transaksjonsinformasjon, vil all informasjon som lastes opp på transaksjonene automatisk bli godkjent og gå direkte til «klar for eksport».
Hvorfor er godkjennerne viktige?
Slik at hver avdeling eller hvert team kan følge opp sine transaksjoner. Godkjennerne er også viktige for å kontrollere hva selskapet bruker penger på.
Hvorfor kan jeg ikke sende en transaksjon tilbake?
Du kan bare sende en transaksjon tilbake hvis den har en valgt kategori. Hvis det ikke er noen kategori, er det ikke mulig å returnere transaksjonen til kortinnehaveren for fullføring eller redigering. Kontroller derfor at transaksjonen er kategorisert før du prøver å sende den tilbake.
Hvordan holder jeg oversikt over utgiftene?
Som administrator kan du spore og analysere alle utgifter ved hjelp av Mynts analyseverktøy. Verktøyet er tilgjengelig i menyen på dashbordet når du er logget inn på Mynts nettportal, og gir en oversiktlig oversikt over transaksjoner, kostnadstrender og forbruksmønstre både på bedrifts- og kortnivå.
Hvordan kan jeg se hvem som har gjort en transaksjon?
Logg inn som administrator på mynt.com og gå til Alle utgifter. Der ser du alle transaksjoner sammen med informasjon om hvilken kortbruker som har foretatt kjøpet. Dette gjør det enkelt å følge opp kostnader og sikre riktig ansvarsfordeling.
