Edustuskulut ja verovähennykset – kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Edustuskulut ja verovähennykset – kaikki mitä sinun tarvitsee tietää

Edustuskulut ovat yrityksille tavallinen kuluerä, mutta niiden kirjanpitokäsittely ja verotus eivät ole lainkaan helppoja. Ilman verosäännösten tuntemusta hallinnollinen työ on ehdottomasti haasteellista. Tässä artikkelissa kerromme lisää edustuskulujen kirjanpitokäsittelystä (katso kirjanpitolaki) ja verosäännöistä.

Mitä nämä kulut tarkoittavat käytännön työelämässä? Miten lasketaan edustuskulujen verot ja mitkä kulut ovat verovähennyskelpoisia? Alla annamme sinulle vastaukset.

Mitä edustuskulut ovat?

Yksinkertaisesti sanottuna edustuskulut ovat kustannuksia, jotka syntyvät yrityksen viestinnän yhteydessä ulkoisten kontaktien kanssa. Ne voivat olla ruokailu- ja ravintolakäyntejä, mutta myös hotellimajoitusta tai teatterilippuja. Lisäksi ne voivat sisältää henkilöstöön liittyviä kuluja, kuten liiketoiminnan käynnistämiskustannuksia tai yritysjuhlia.

Riippumatta siitä, onko kyseessä yksityisyritys, osakeyhtiö vai kauppayhtiö, edellytykset vähennyksen tekemiselle ovat samat: edustuskulujen on oltava läheisesti yhteydessä päivittäiseen toimintaan.

Yhteenvetona voidaan myös sanoa, että edustuksella on merkittävä rooli liiketoiminnassa. Sen tarkoituksena on parantaa ja rakentaa suhteita sekä yrityksen sisällä että sen ulkopuolella. On siis tärkeää tuntea edustuskulujen verosäännöt, jotta voit hyödyntää vähennyksen oikein.

Sisäinen ja ulkoinen edustus

Edustuskuluja on kahta eri tyyppiä: sisäiset ja ulkoiset. Sisäinen edustus tarkoittaa yrityksen sisäisten tapahtumien yhteydessä syntyviä kuluja. Siihen osallistuvat työntekijät, ja kulut liittyvät suoraan sisäiseen toimintaan.

Esimerkkejä sisäisestä edustuksesta:

• Henkilöstötilaisuudet
• Henkilöstö- ja hallituksen kokoukset
• Yhtiökokoukset

Ulkoinen edustus puolestaan kattaa kustannukset, jotka syntyvät, kun yrityksen työntekijät tapaavat asiakkaita. Se voi koskea myös yritykselle tärkeitä tapaamisia liikekumppanin kanssa.

Esimerkkejä ulkoisesta edustuksesta:

• Tuote-esittely asiakkaille
• Toimittajatapaaminen
• Tapaaminen yritysjuristin kanssa

Edustuksen säännöt ja rajoitukset

Jotta edustus voidaan kirjata kirjanpitoon oikein, on tärkeää tuntea voimassa olevat säännöt. Lisäksi on liiketoiminnan kannalta edullista, että sekä yrityksen johto että työntekijät tuntevat hyvin edustuksen ja verovähennysten käytännön ja teorian. Edustus on monella tasolla positiivinen asia, sillä se edistää liiketoimintaa ja samalla yritys saa rahaa takaisin verotuksessa.

Edustuksen vaatimukset ja dokumentointi

Vahvistaakseen yrityksen kirjanpidossa ilmoittamat kustannukset verovirasto vaatii voimassa olevan todistusasiakirjan. Tässä tapauksessa se on lasku, faktura tai kuitti edustuksen yhteydessä tehdyistä menoista.

Todistusasiakirjan on sisällettävä seuraavat tiedot:

1. Nimi ja rooli yrityksessä.
2. Edustustapahtuman päivämäärä.
3. Edustuksesta vastaavan yrityksen nimi.
4. Edustuksen tarkoitus.

Jos yritys toimittaa kirjanpidon raportin, jossa edustuskulut on kirjattu ilman asiakirjoja, verovirasto ei hyväksy vähennystä.

Edustaminen ja arvonlisäverovapaus

Yritykset voivat tehdä arvonlisäverovähennyksiä ja maksaa vähemmän veroa edustamisesta, mutta kustannusten on oltava luonnollinen osa liiketoimintaa. Tämä voi tehdä edustamisesta ja vähennyksistä monimutkaista, koska verovirasto ei vapauta kaikkia kustannuksia arvonlisäverosta. Vuodesta 2017 lähtien lounas-, illallis- tai hienompi illalliskustannukset eivät ole verovähennyskelpoisia.

Verosäännöt edustuskuluille

Yritysten edustuskulut ja verot ovat kuitenkin läheisesti yhteydessä toisiinsa, kun kyseessä on yksinkertainen kahvitauko, joten aloitetaan tästä esimerkistä: jos yritys maksaa kahvin ja pullan, verovähennys voidaan tehdä, jos summa ei ylitä 60 kruunua. Sen sijaan illallinen ei ole kelvollinen vähennys edustuskuluista ja siihen liittyvistä kustannuksista. Tässä tapauksessa on kuitenkin mahdollista vähentää arvonlisävero enintään 300 kruunua, ilman arvonlisäveroa per henkilö. Arvonlisäverovähennys perustuu ruoan ja juoman (alkoholin) kustannusten jakautumiseen.

Kirjanpidon helpottamiseksi monet yritykset päättävät laskea aterioiden vähennykset kaavamaisesti. Tämä tarkoittaa, että yritys voi vähentää 46 kruunua henkilöä kohti, jos laskun kokonaissumma ei ylitä mainittua 300 kruunua ilman arvonlisäveroa. Jos laskun summa on yli 300 kruunua, yritys ei voi vähentää arvonlisäveroa kyseisen summan ylittävältä osalta. Veroviraston verkkosivuilla voit helposti laskea kiinteän veron.

Edustuskulujen kirjaaminen kirjanpitoon

Jos yritys on tarjonnut asiakkaalle tai liikekumppanille kahvit, kustannus on siis kokonaan vähennyskelpoinen, ja kahvit voidaan kirjata edustuskuluiksi. Jos kokonaissumma on 150 kruunua sisältäen arvonlisäveron, yritys voi vähentää koko arvonlisäveron. Koska verokanta on 12 prosenttia, summa on 18 kruunua. Tässä on tärkeää kirjata arvonlisävero ja kustannukset oikealle tilille.

Yksi kunnianhimoisempi tapa rakentaa hyviä liikesuhteita on kutsua teatteriin tai ehkä pelata kierros golfia. Tämäntyyppinen ulkoinen edustaminen on verovähennyskelpoista. Verovähennys on kuitenkin 180 kruunua ilman arvonlisäveroa per henkilö.

Eettiset ohjeet edustustarkoituksiin

Yritysedustukset ovat luonnollinen osa monien työntekijöiden arkea. Siksi on tärkeää, että yrityksellä on ohjeet, joissa selitetään, miten yrityksen työntekijöiden tulee käsitellä ruoka-, juoma- ja lahjakulut. Sekä työntekijöiden että työnantajien on suhtauduttava näihin kuluihin eettisesti oikealla tavalla. Kaikki ostot tulee perustua hyvään harkintaan ja omaa vastuuta kunnioittavaan asenteeseen.

Esimerkkejä alueista, joilla eettinen harkinta on tärkeää:

• Ylelliset ostot
• Alkoholin käyttö

Verovirasto ei myönnä vähennyksiä niin sanotuista ylellisistä edustuskuluista. Tällaisia voivat olla esimerkiksi erikoisjärjestetty matka tai kallis viihde. Jos yritys tarjoaa asiakkailleen ylellisen risteilyn, on hyvin epätodennäköistä, että verovirasto hyväksyy matkan edustuskulujen vähennyksen. Yritysten tulisi myös noudattaa suurta maltillisuutta alkoholin suhteen edustustilaisuuksissaan.

‍

Edustus ja markkinointi – mikä on ero?

Olemme jo käsitelleet edustuskulujen kirjanpitokäsittelyn monimutkaisuutta. Käsite voi kuitenkin olla vaikea erottaa muista liiketoiminnan eristä, kuten markkinoinnista.

Yksi ohje on, että toiminnot, jotka on suunnattu henkilöille, joilla ei ole suoraa yhteyttä yritykseen, ovat markkinointia. Esimerkiksi kustannukset, jotka aiheutuvat infopöydän pitämisestä kaupungilla, ovat markkinointia. Jos yritys sen sijaan tarjoaa kahvit jo olemassa olevalle asiakkaalle, joka vierailee infopisteellä, kyseessä on asiakaskulut ja samalla ulkoiset edustuskulut.

Yrityksen kulujen joustava hallinta

Edustuskulujen kirjanpitokäsittely voi olla vaikeaa, mutta toivomme, että olet saanut selkeämmän kuvan siitä, mitä se tarkoittaa ja miten se kirjataan liiketoiminnassa. Muista kuitenkin pysyä ajan tasalla säännöistä, koska ne voivat muuttua.

Myntsin älykäs yrityskortti integroidulla kulujen hallinnalla voi olla hyvä vaihtoehto yrityksen kulujen hallintaan. Lisäksi kaikki kuitit tallennetaan digitaalisesti. Ota yhteyttä jo tänään saadaksesi lisätietoja tarjouksestamme.