Att attestera en faktura vad betyder det och hur gör du?

Attest är en kontroll som hjälper företag att upptäcka fel innan en faktura betalas, dvs, har varan kommit, är beloppet rätt, ska fakturan betalas alls? Den här guiden går igenom vad det innebär att attestera en faktura, hur du gör det steg för steg, vad lagen säger och hur du kan automatisera attesteringen.

Kort sammanfattning

• Att attestera en faktura betyder att en utsedd person granskar och godkänner den inför betalning.
• Attest och attestering är i praktiken samma sak: ett godkännande av att kostnaden är korrekt. Det ska inte blandas ihop med kontering, som bestämmer vilket konto fakturan bokförs på.
• Antalet attestnivåer bör anpassas efter belopp, ansvarsfördelning och risk. En nivå räcker ofta, fler behövs när ansvaret ska delas.
• Bokföringslagen innehåller inget generellt krav på fakturaattest, men den kräver att varje affärshändelse styrks med en verifikation. Attest är det vanliga sättet att kontrollera underlaget.
• Digital attestering innebär att en person godkänner fakturan i ett system. Automatisk attestering innebär att godkännandet sker enligt regler du satt upp i förväg.

Vad betyder att attestera en faktura?

Den som attesterar en faktura intygar i praktiken tre saker: att beloppet stämmer, att varan eller tjänsten verkligen har levererats och att kostnaden hör till verksamheten. En attesterad faktura är alltså en faktura som någon har granskat och tagit ansvar för.

Orden hänger ihop: attest är själva godkännandet, attestera är handlingen och attestering är processen. I den här artikeln handlar det alltid om att godkänna en affärshändelse, inte om intyg i juridisk eller medicinsk mening.

Varför är attest viktigt för företaget?

Utan en tydlig kontrollrutin ökar risken att felaktiga fakturor betalas: en felaktig summa, en dubbelfaktura eller i värsta fall en faktura som aldrig borde ha kommit in. Attesten är den kontroll som ska fånga sådant innan pengarna lämnar kontot.

Attestrutinen kan anpassas efter företagets storlek och behov. I ett litet företag räcker det ofta att en person, du själv eller den som har bäst koll på inköpen, går igenom varje faktura. Poängen är inte byråkrati, utan att någon faktiskt tittar en extra gång så att allting är korrekt.

Så attesterar du en faktura, steg för steg

Själva attesteringen av en enskild faktura följer samma gång varje gång:

1. Ta emot fakturan och kontrollera uppgifterna. Stämmer leverantör, belopp och datum?
2. Jämför med beställning och leverans. Motsvarar det som fakturerats det som faktiskt beställts och levererats?
3. Utred avvikelser. Stämmer något inte, kontakta leverantören innan fakturan går vidare.
4. Godkänn och dokumentera. Markera fakturan som attesterad, så att det går att se vem som godkänt vad och när.
5. För den godkända fakturan vidare till bokföring och betalning.

Så sätter du upp en attestrutin

Utöver hur en enskild faktura hanteras behöver företaget bestämma ramarna:

• Vem som får attestera. En vanlig princip är att den som har beställt en vara inte ensam ska attestera samma faktura, så att granskningen hålls isär från inköpet.
• Beloppsgränser. Bestäm en gräns över vilken två godkännanden krävs.
• Uppföljning. Se över med jämna mellanrum att beloppsgränserna stämmer och att ingen som har slutat fortfarande har attesträtt.

När ska en faktura attesteras?

Det finns ingen lagstadgad tidsgräns för när en faktura måste attesteras. I praktiken styrs det av förfallodatumet: en faktura som attesteras för sent riskerar att betalas för sent och ge en påminnelseavgift. Många företag sätter därför en egen, kort intern målsättning, till exempel att fakturor ska vara attesterade inom några arbetsdagar från att de kommit in.

Attest och kontering: vad är skillnaden?

Attest och kontering blandas ofta ihop, men de svarar på olika frågor. Attest svarar på om kostnaden ska godkännas över huvud taget: är beloppet rätt, är varan levererad, hör kostnaden till verksamheten. Kontering svarar på var kostnaden ska bokföras: vilket konto, vilket kostnadsställe, vilken momssats.

I ett litet företag gör ofta samma person båda delarna. När företaget växer görs attest oftare av den som vet vad kostnaden avser, till exempel en projektledare, medan konteringen sköts av den som har hand om bokföringen.

Flerstegsattest: när behövs flera attestnivåer?

Antalet attestnivåer bör anpassas efter belopp, ansvarsfördelning och risk. I sin enklaste form är attestflödet en enda person som granskar och godkänner. Vid flerstegsattest godkänner flera personer i en bestämd ordning, till exempel en avdelningschef först och sedan ekonomiansvarig för belopp över en viss gräns.

Flera nivåer motiveras framför allt när ansvaret ska delas, så att ingen enskild person både beställer och godkänner samma kostnad. Ju större belopp och ju fler inköpare, desto mer finns att vinna på en tydlig ansvarsfördelning.

Vad säger lagen om attest?

Bokföringslagen innehåller inget generellt krav på att fakturor ska attesteras. Däremot kräver bokföringslagen att varje affärshändelse styrks med en verifikation (5 kap. 6 §) och att verifikationen visar när den sammanställts, när affärshändelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör (5 kap. 7 §).

Attest är ett vanligt och välbeprövat sätt att kontrollera att underlaget stämmer innan fakturan bokförs och betalas, alltså en rekommenderad kontrollrutin snarare än ett lagkrav. En spårbar attestering, särskilt digital, gör det enkelt att visa vem som godkänt vad och när om en granskning skulle kräva det.

Tänk på att bokföringslagen har egna regler för när en affärshändelse ska bokföras. Attesteringen styr inte den tidpunkten, utan är kontrollen av underlaget inför betalning.

Digital attestering: så automatiserar du attesteringen

Det är värt att skilja på två saker. Digital attestering innebär att en person godkänner fakturan i ett system i stället för på papper. Automatisk attestering innebär att godkännandet sker enligt regler du satt upp i förväg, till exempel per leverantör eller beloppsgräns, utan att någon behöver ta ställning manuellt varje gång.

Mynts fakturahantering kombinerar båda: fakturan tolkas och konteras med AI, attesten sker enligt de regler du satt upp. Det som avviker från reglerna går till manuell granskning, så att du behåller sista ordet. Det godkända exporteras sedan till Fortnox med ett klick. Resultatet är en attestering som är både snabbare och mer spårbar än en manuell rutin.

Vanliga frågor om attest

Vad betyder att attestera en faktura? Att en utsedd person granskar och godkänner fakturan inför en betalning och därmed intygar att beloppet och underlaget stämmer.

Måste man attestera alla fakturor? Det finns inget lagkrav på attest, men det är en vanlig och klok kontroll. Många företag attesterar alla leverantörsfakturor och bestämmer en beloppsgräns över vilka två godkännanden krävs.

Vem får attestera fakturor? Den som företaget utser. En vanlig princip är att den som beställt en vara inte ensam ska attestera samma faktura, så att granskningen hålls isär från inköpet.

Vad är skillnaden mellan att attestera och betala en faktura? Att attestera är att godkänna att fakturan är korrekt och ska betalas. Betalningen är nästa steg, när pengarna faktiskt förs över. En faktura kan alltså vara attesterad men ännu inte betald.

Kan man attestera fakturor digitalt? Ja. Med digital attestering godkänns fakturor i ett system enligt egna regler, vilket gör flödet snabbare och spårbart. Mynt sköter tolkning, kontering och attest enligt dina regler och exporterar det godkända till exempelvis Fortnox.