Hur funkar utlägg?

Vad är utlägg?

Ett utlägg innebär att en anställd har betalat med privata medel åt företagets räkning.

Utlägg kommer i två former - eget utlägg och utlägg för anställda. Skillnaden mellan dem ligger i deras syften samt hur de bokförs.

Utlägg kan röra allt från en runda till ett konditori för fredagsfika till större resor och mässor. Hur de bokförs och ersätts varierar ännu mer.

Tänk på att reglerna kring avdragen moms varierar mellan de olika utläggstyperna. För vissa egna utlägg kan företaget till exempel dra av momsen, trots att företaget inte betalade notan.

Vad är ett eget utlägg?

Egna utlägg innebär att en anställd med privata pengar betalar för företagets utgifter. Ett exempel vore om en anställd betalar en dator som enbart kommer att stå på kontoret.

De egna utläggen kan göras av vem som helst som arbetar på företaget, förutsatt att de kan visa kvitto på vad som har köpts. Till gruppen räknas också delägare som inte är anställda.

Något värt att påpeka är att egna utlägg och egna uttag är inte samma sak. Egna utlägg är kostnader som betalas med privata pengar och ersätts för av företaget. Det egna uttaget är vinster som tas ut från företaget.

Vad innebär utlägg för anställda?

När anställda lägger ut pengar finns det två former av ersättning att ge. Den ena är en direkt utbetalning och den andra kommer i samband med lönen i form av ett traktamente eller en kostnadsersättning.

Den ersättning som betalas ut direkt är densamma som det ovan nämnda egna utlägget.

Milersättning eller andra reseersättningar är två exempel på traktamente. De ökar levnadskostnaderna för den anställde på grund av arbetet. Ersättningen för utläggen kommer då som ett tillägg på lönen, upp till en viss gräns.

En kostnadsersättning kan istället handla om exempelvis en telefonräkning, som både används i tjänsten och i privat bruk.

‍

Finns det alternativ till utlägg på jobbet?

Ja självklart! Ingen vill sitta och spara på kvitton, varken anställda eller ekonomiavdelningen. Därför väljer allt fler svenska företag att använda nytänkande finansiella tjänster, som företagskort kopplade till bokföringen, som hjälper anställda att slippa ligga ute med pengar och göra egna utlägg.
Läs mer om bästa företagskort för utlägg här.

Vad är utlägg på engelska?

På engelska kan man prata om både "Outlay" och "Out-of-pocket expenses" för begreppet utlägg.

Bokföra utlägg?

Det finns många sätt att hantera den här typen av utlägg, och få av dem är särskilt smidiga. Fysiska eller digitala kvitton samt utdrag ska lämnas in och bokföras, typen av utlägg ska listas ut och sen ska ersättningen komma rätt.

Mynt är en ledande tjänst för utläggshantering – där varje anställd får sitt egna företagskort där varje köp kan redovisas automatiskt. Med individuella köpgränser behöver anställda inte längre ligga ute med egna pengar och ens göra utlägg, utan istället görs företagsrelaterade köp med företagets pengar direkt. Kreditkortet kommer med en mobilapp som löser allt från kvittoskanning till exportering till bokföringen.

Fördelarna är många, men den smidiga utläggshanteringen är en av våra favoriter. Allt du behöver göra är att fota kvittot, så löser vi bokföringen.

Har du några frågor, eller är du redo att ansöka? Ladda ner Mynt-appen och kom igång idag.

‍