Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er en korrigeret version af en tidligere faktura. En kreditnota skal udarbejdes, hvis den oprindelige faktura var forkert, eller hvis den ikke skal betales af en anden grund. En kreditnota kaldes nogle gange også en kreditfaktura, minusfaktura eller omvendt faktura.

Hvad er en kreditnota?

Det sker, at virksomheder sender forkerte fakturaer ud. Det kan for eksempel handle om dubletter, fakturaer hvor der er angivet en for høj pris, eller en faktura, der slet ikke skal betales. Hvis det sker, skal virksomheden sende en korrigeret faktura, der kaldes en kreditnota. Man kan sige, at kreditnotaen er en minusfaktura, der specificerer et beløb, kunden får til gode, i stedet for et beløb, der skal betales.

Kreditnotaen ser ofte i princippet ud som den oprindelige faktura, men beløbet er angivet som negativt, og der står for eksempel "til gode" eller "at modtage" i stedet for "at betale".

Den mest almindelige årsag til, at en kreditnota sendes, er, at den oprindelige faktura er forkert, for eksempel at der er angivet en for høj pris. Det kan også handle om, at en kunde har fået det forkerte produkt, en defekt vare eller er utilfreds med produktet og derfor ikke skal betale. Det er muligt at annullere den oprindelige faktura og oprette en helt ny, men hvis kunden allerede har nået at betale, skal virksomheden udarbejde og sende en kreditnota til kunden.

Sådan udarbejder du en kreditnota

En kreditnota fungerer grundlæggende som en spejlvendt version af en almindelig faktura og skal indeholde de samme grundlæggende oplysninger. Hvordan den skal udarbejdes, og hvad den skal indeholde, er reguleret i momsloven. Herunder lister vi, hvad der skal med, for at kreditnotaen er korrekt og følger lovens krav.

Det skal kreditnotaen indeholde

• Fakturanummer – Kreditnotaen skal have et unikt fakturanummer, der adskiller sig fra originalfakturaen. Fakturanummeret kan være en del af din almindelige fakturanummerserie
• Fakturadato – Datoen for, hvornår kreditnotaen blev udstedt
• Beløb – Hvilket beløb der krediteres, og omfanget af det
• Reference – Kreditnotaen skal også indeholde en reference til originalfakturaen, så kunden kan se, hvad det er, der korrigeres, og bogføre dette korrekt
• Momsspecifikation – Kreditnotaen skal indeholde en specifikation af momsen, hvor meget moms der korrigeres, og hvilke momssatser det gælder.

Sådan gør du, hvis du har fået en kreditnota

Har du fået en kreditnota? Start med at sikre dig, at kreditnotaen indeholder korrekte oplysninger, og at den matcher en tidligere forkert faktura, et køb, en returnering, en prisnedsættelse eller en anden korrektion. I nogle tilfælde kan forkerte fakturaer eller kreditnotaer bruges i forsøg på fakturasvindel, hvilket gør det vigtigt at holde øje med afsenderen og indholdet.

Har du andre ubetalte fakturaer fra den virksomhed, du fik kreditnotaen fra? Så kan du trække det krediterede beløb fra summen af de fakturaer, du skal betale. Hvis du for eksempel har en ubetalt faktura på 10.000 kr. og en kreditnota på 2.500 kr. fra samme virksomhed, skal du altså kun betale 7.500 kr. At håndtere kreditnotaer på en effektiv måde kan forbedre virksomhedens pengestrøm, især hvis flere ubetalte fakturaer påvirker likviditeten. God likviditet er afgørende for, at virksomheden kan opfylde kortfristede betalingsforpligtelser.

Har du ingen andre ubetalte fakturaer, du kan modregne det krediterede beløb i, har du ret til at kræve, at virksomheden betaler det beløb tilbage, der er angivet på kreditnotaen. Glem ikke at bogføre kreditnotaen. En kreditnota er i praksis en omvendt faktura, og den skal også bogføres på den modsatte måde i forhold til den oprindelige faktura for at udligne beløbet. Hvis fakturaen er momspligtig, skal momsen også korrigeres i bogføringen.