Kvittohantering - vanliga frågor & svar

Det är lätt att man samlar på sig kvitton som lägger sig på hög i en låda (ett veritabelt fågelbo av papper, helt enkelt) och det brukar ofta dyka upp frågor kring detta. Hur länge ska man ha kvar kvitton? Och vad gör man om pappret har blekts så texten blir osynlig? I den här artikeln kommer vi besvara dessa frågor, men också prata om de regler som finns kring kvittohantering.

Alla affärshändelser ska sparas och dokumenteras

Som många kanske redan vet - ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse som alltid ska sparas och bokföras. Det gäller oavsett om det är med företagets pengar/kort eller med egna pengar/kort den anställde betalar. Det kvitto som den anställde tar emot är företagets verifikat och ska hanteras som om företaget självt gjort inköpet.

Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?

Det här är den vanligaste frågan som ställs när det gäller kvittohantering, och kanske den viktigaste. Räkenskapsmaterial (kvitton, fakturor och kontoutdrag) måste sparas i 7 år. Mer exakt i sju år efter det kalenderår då bokslut gjordes. Om du gör bokslut den 30 juni 2012 måste alltså bokföringspärmen sparas t o m utgången av 2019.

Kvitton - digitalt eller fysiskt?

En vanlig fundering är hur man hanterar digitala kvitton respektive papperskvitton. Svaret på hur de ska sparas beror på ursprungsformat. En pappersfaktura ska lagras i pappersform och en digital faktura ska lagras digitalt. Om du får en faktura via mail och efter några dagar även i pappersform får du välja vilket format du vill lagra, enligt den princip du valt att visa din räkenskapsinformation.

Vad gör man med kvitton som blivit svåra att läsa?

Det man bör göra med kvitton man misstänker kommer att blekna är att göra kopior. Då kan man också se till att kopiorna består av beständigt papper och tryck. Detta kan du göra eftersom att kopian också gäller som bevis. Om räkenskapsmaterial förs över från ett material till ett annat, måste kopian sparas i sju år, medan originalet får förstöras från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Vårt företag har fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form från samma avsändare. Måste båda sparas?

Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas.

Om företaget däremot först tar emot kvittot i pappersform och sedan fotograferar kvittot, innebär reglerna i bokföringslagen att även det ursprungliga papperskvittot ska sparas i tre år.

‍