Förmånsbeskattning - så fungerar det

Förmånsbeskattning - så fungerar det

Många företag erbjuder olika förmåner till sina anställda utöver lönen. Dessa kan antingen vara skattepliktiga eller skattefria. Här kommer vi att gå igenom allt du behöver veta om förmånsbeskattning, vilka förmåner som finns och hur du går tillväga för att deklarera. Låt oss börja med att titta på vad förmånsbeskattning innebär och vilka regler som finns enligt Skatteverket.

Definition av förmånsbeskattning

Anställda som erhåller en förmån utöver sin lön från företaget de arbetar på ska betala skatt på den. Eftersom förmånsvärdet läggs till bruttolönen ökar den, och i och med det summan av skatten som dras. Även om det är den anställda som blir förmånsbeskattad är det arbetsgivaren som betalar in skatten.

Vad är förmån och förmånsvärde?

Enligt Skatteverkets definition är en förmån all slags ersättning som är utöver den skattepliktiga lön som en anställd får. Det gäller alltså all ersättning som betalar en annars privat levnadskostnad.

Vanliga förmåner är tjänstebil, jobbtelefon, jobbdator, friskvård samt arbetskläder. Det som avgör vad den anställda behöver betala i skatt är det förmånsvärde som förmånen har. Normalt blir den värderad utifrån marknadsvärdet. Vanligtvis kallas marknadsvärdet för förmånsgrundande pris eller belopp.

Skatt på arbetsförmåner

Den skatt som dras är beräknad på bruttolönen, plus det förmånsgrundande beloppet som läggs ovanpå inkomstlönen. För bil, kost och bostad har Skatteverket färdiga schablonvärden som uppdateras varje år. Som vi nämner inledningsvis är vissa förmåner skattepliktiga och vissa skattebefriade.

Skattepliktiga förmåner

I princip alla förmåner som har högre värde och som sänker en anställds kostnader privat, är skattepliktiga förmåner. Sådana kan vara bland annat: 

1. Tjänstebil som används privat
2. Fri parkeringsplats
3. Jobbmobil
4. Fri eller subventionerad kost
5. Företagshälsovård
6. Hushållstjänster som städ
7. Dispositionsrätt av egendom

Skattefria förmåner

Skatteverket har bestämt att en del personalförmåner ska vara skattefria. Vanligtvis är följande personalförmåner skattefria upp till vissa gränsvärden och om de är förmåner som gäller samtliga anställda:

1. Motion och friskvård
2. Arbetskläder
3. Arbetsredskap
4. Privat hälso- och sjukvård
5. Utbildning
6. Enklare förtäring, exempelvis kaffe, te och fikabröd
7. Gåvor till jul eller jubileum
8. Måltider och dryck i samband med representation

‍

Fördelar med förmåner och förmånsbeskattning

Beroende på typen av arbete kan det finnas fördelar med olika förmåner. Men vad är då den stora fördelen med förmånsbeskattning för arbetsgivare och arbetstagare?

För arbetsgivaren är skattepliktiga förmåner avdragsgilla. Fördelen för den anställda är att kostnaden för förmånen blir lägre, även om nettolönen som betalas minskar. Ett exempel på det kan se ut så här:

Säg att den anställda har en grundlön utan förmån på 30 000 kronor i månaden, med en skatt på 30 procent. Då blir nettolönen 21 000 kronor. Om förmånen är ett lunchhäfte med ett värde av 1 000 kronor blir bruttolönen 31 000 kronor, vilket efter skatt ger en nettolön på 20 700 kronor. Nettolönen blir då 300 kronor lägre, men den anställda har 1 000 kronor att köpa lunch för.

Regler och begränsningar för förmånsbeskattning

När det gäller förmåner är de flesta skattepliktiga, men för att få beskattas måste de uppfylla två krav:

1. Arbetstagaren måste godkänna erbjudande om förmån.
2. Den anställda ska ha tillgång till förmånen och kunna använda den.

Alla förmåner som den anställda får ska redovisas på lönespecifikationen med det beräknade förmånsvärdet.

Regler för förmånsbeskattning av tjänstebilar

En vanlig fråga som ofta dyker upp är vad Skatteverkets riktlinjer för förmånsbeskattning säger om skatt på tjänstebil. En tjänstebil som bara används i tjänsten räknas inte som en förmån och inte heller om den används vid ett fåtal tillfällen och max 100 mil per år.

Om bilen däremot används för både jobb och privat bruk är det en skattepliktig bilförmån. Det gäller även om det är en leasingbil eller om ett hyresavtal är mycket förmånligt. Bilförmånen blir även skattepliktigt om bilen används för reklamändamål.

Observera att bilen kan räknas som förmån även om den anställda äger bilen själv. Det gäller om den anställda till exempel fått köpa bilen med ett fördelaktigt återköpsavtal. Detsamma gäller om arbetsgivaren låter den anställda köpa bilen och inte behöver betala någon kontantinsats, utan bara amorterar mycket små belopp.

Skriv tydliga avtal

Förmåner är inte godtyckliga. Det finns en lagstiftning angående kraven kring dem som gäller både anställda och arbetsgivare. I vissa fall är arbetsgivaren eller ägaren av företaget också anställd. Då är det viktigt att följa de etiska riktlinjer som gäller för förmånsbeskattning.

Vare sig du är arbetsgivare och är berättigad till förmåner, eller om du har anställda som erhåller förmåner som ska beskattas, bör du alltid kontrollera vad som gäller. För att det inte ska uppstå intressekonflikter eller tveksamheter vad gäller förmånsbeskattning är det rekommenderat att skriva tydliga avtal.

Deklaration av förmånsbeskattning

Skatteverket har krav på hur och när beskattning av förmåner ska deklareras. Så låt oss titta på de grundläggande stegen som ska göras. Arbetsgivaren anpassar naturligtvis deklarationen gällande förskjutningar och andra detaljer i sin redovisning. 

• Arbetsgivaren ska redovisa förmånsvärdet för den anställde i arbetsgivardeklarationen. 
• Den respektive månad som den anställda har fått förmånen ska anges. 
• Förmånerna ska redovisas som vanliga utgifter. 
• Arbetsgivaren betalar sociala avgifter och gör skatteavdrag, precis som vid lön.

Vissa förmåner är regelbundna, exempelvis om det gäller bil eller bostad. Däremot kan det ibland uppstå förskjutningar där redovisningen av förmånen måste senareläggas. Det kan exempelvis vara:

• Trängselskatt, då den kommer månaden efter att en anställd passerat.
• Personaloptioner.
• Bonusar hos flygbolag.
• Reseräkningar som oftast lämnas in efter månadsslutet.
• Förmåner med varierande belopp, exempelvis fria luncher i personalmatsalar.

‍

Dessa förskjutningar kan även ske vid årsskiftet och inte bara i månadsskiftet, men bör inte läggas som rutin i bokföringen och måste kunna motiveras.

Förmåner och skatt

Förmånsbeskattning i Sverige är fördelaktigt eftersom vissa kostnader är avdragsgilla:

• Motion och friskvård upp till ett värde av 5 000 kronor. Över det beloppet blir kostnaden avdragsgill för arbetsgivaren.
• Gåvor vid jul, jubileum eller som minne till alla anställda som understiger 500 kronor, är avdragsgilla förarbetsgivaren.
• Utbildningar som gynnar företaget är avdragsgilla.
• Arbetsredskap som behövs i verksamheten kan dras av.
• Outsourcing av tjänster.
• I vissa fall är arbetskläder, representation och sponsring avdragsgilla.

‍

Enkel hantering av företagets utgifter

Förmånsbeskattning och regler kring dem kan ibland vara svårt att få grepp om. Vi har här gått igenom grunderna för förmånsbeskattning, inte minst gällande förmånsbil som det ofta kommer frågor om. Men kom ihåg att det alltid kan finnas undantag och regler kan ändras. 

Som arbetsgivare kan du förenkla hanteringen av förmåner och förmånsbeskattning med vårt företagskort. Våra smarta företagskort erbjuder en integrerad utgiftshantering som är direkt kopplad till bokföringen och möjliggör automatisk kategorisering av transaktioner. På så vis kan du enkelt registrera vissa förmåner genom företagskortet och spara både tid och resurser. Kontakta oss idag för att ta del av vår helhetslösning för en smidig hantering av företagets utgifter.

‍