Digitale kvitteringer – for enklere kvitteringshåndtering

Digitale kvitteringer er en smartere, mer moderne og miljøvennlig løsning for håndtering av kvitteringer. I stedet for å samle papirkvitteringer som lett kan bli borte eller vanskelige å lese, kan du nå motta, lagre og organisere kvitteringene dine digitalt. Dette kan gjøres på flere forskjellige måter, for eksempel ved å bruke en app eller et nettbasert verktøy. Vi går gjennom fordelene med digitale kvitteringer og hvordan det fungerer i praksis.

Hva er digitale kvitteringer?

Digitale kvitteringer, også kalt e-kvitteringer eller elektroniske kvitteringer, er en elektronisk versjon av en vanlig papirkvittering. De fungerer som bevis på transaksjonen og inneholder alle viktige detaljer som en tradisjonell kvittering gjør. I stedet for å få en fysisk kopi av kvitteringen når du handler i butikk eller mottar en tjeneste, sendes kvitteringen digitalt til en app eller din e-postadresse. Forskjellen er ganske enkelt at digitale kvitteringer opprettes og håndteres på en datamaskin eller mobilenhet, i stedet for på papir.

Det finnes forskjellige typer digitale kvitteringer, men de vanligste er:

• Skannede kvitteringer: Et bilde av en papirkvittering som er skannet og konvertert til en digital versjon. Mange apper bruker ofte optisk tegngjenkjenning (OCR) for å lese og tolke informasjonen på kvitteringen, noe som gjør det enklere å organisere og søke etter senere.
  
• E-kvitteringer fra bedrifter: Mange butikkjeder og e-handelsplattformer tilbyr muligheten til å sende kvitteringer digitalt via e-post eller tekstmelding. Disse kvitteringene kan deretter lagres på datamaskinen eller i en skytjeneste for fremtidig referanse.
  
• Kvitteringer fra betalingstjenester: Noen betalingstjenester som Swish og Klarna gir deg muligheten til å lagre kvitteringer digitalt i appen deres eller på hjemmesiden deres.

Fordeler med digitale kvitteringer

Å gå over til å hovedsakelig bruke digitale kvitteringer som bedrift har flere fordeler sammenlignet med tradisjonelle papirkvitteringer. Her er noen av de viktigste:

• Miljøvennlig: Ved å bruke digitale kvitteringer reduserer du papirforbruket og dermed miljøpåvirkningen. Dette er spesielt viktig med tanke på de store mengdene papirkvitteringer som produseres hver dag.
• Sparer tid: I stedet for å måtte lagre og sortere papirkvitteringer manuelt, kan du enkelt organisere og søke etter digitale kvitteringer ved hjelp av ulike verktøy. Dette sparer tid og gjør det enklere å holde orden på kvitteringene dine.
• Reduserer risikoen for tapte kvitteringer: Med digitale kvitteringer trenger du ikke å bekymre deg for å miste eller rote bort kvitteringene dine. Du har alltid tilgang til dem via enheten din eller det nettbaserte verktøyet du bruker.
  
• Bedre oversikt og kontroll: Ved å holde oversikt over kvitteringene dine digitalt, får du bedre oversikt over utgiftene dine og kan enkelt se hvilke kjøp som er gjort – noe som er spesielt fordelaktig for bedriftseiere og regnskapsførere som raskt må finne spesifikke kvitteringer til regnskapsføring eller revisjon. Det blir også lettere å holde oversikt over hvilke leverandører du handler fra og hvilke kostnader som er mest hyppige, noe som kan bidra til å effektivisere innkjøpsprosessen.

Slik kan du lagre kvitteringene dine digitalt

Det finnes ulike måter å håndtere og lagre digitale kvitteringer på, avhengig av hva som passer best for deg. Her er noen vanlige metoder:

• Bruk en app: Det finnes mange apper som kan hjelpe deg med å motta, lagre og organisere digitale kvitteringer. Noen apper er koblet til banken din eller butikker du handler i regelmessig, mens andre fungerer som et frittstående verktøy hvor du kan laste opp bilder av kvitteringene dine.
  
• Send e-post til deg selv: Hvis du ikke vil bruke en app, kan du sende e-post til deg selv med bilder eller PDF-filer av kvitteringene dine. Dette gjør det enkelt å lagre kvitteringer i en egen mappe og holde dem organisert.
• Bruk et nettbasert verktøy: Det finnes også ulike nettbaserte verktøy som kan hjelpe deg med å håndtere digitale kvitteringer. Disse kan være nyttige hvis du vil ha tilgang til kvitteringene dine fra forskjellige enheter eller dele dem med andre.

Når det gjelder organisering av digitale kvitteringer, finnes det også flere alternativer. Noen apper og tjenester har innebygde funksjoner for å sortere og kategorisere kvitteringene dine, mens andre lar deg opprette egne mapper og tagger for å holde orden på dem. Med et firmakort fra Mynt får du også muligheten til å sende kvitteringen rett inn i regnskapet.

Sikkerhet og integritet

Sikkerhet og beskyttelse av bedriftens data er alltid en viktig faktor å ta hensyn til ved bruk av digitale verktøy. Når det gjelder digitale kvitteringer, må du sørge for å velge en pålitelig leverandør som tilbyr sikker lagring og overføring av data. Det er også viktig å ha klare rutiner for tilgang og håndtering av dine digitale kvitteringer, slik at kun autoriserte personer har tilgang til dem. I tillegg bør du sørge for at eventuelle integrasjoner med andre systemer er sikre og oppfyller bedriftens personvernpolicy.

Smart kvitteringshåndtering med Mynts firmakort

Ved å digitalisere kvitteringer kan data automatisk hentes ut, noe som eliminerer behovet for manuell dataregistrering og sparer verdifull arbeidstid. Denne automatiseringen reduserer også risikoen for menneskelige feil, noe som fører til mer nøyaktig og pålitelig regnskapsføring. I tillegg tilbyr mange systemer for digitale kvitteringer integrasjon med eksisterende regnskapsprogrammer, noe som ytterligere forenkler og effektiviserer regnskapsprosessen.