Reiseregning: krav, satser og rutiner for bedrifter 2026

En reiseregning er grunnlaget en ansatt leverer til arbeidsgiveren etter en tjenestereise for å få erstatning: hvem som reiste, hvor, når, hvorfor og med hvilket beløp. Reiseregningen avgjør om utbetalingen til den ansatte behandles som kostnadsdekning eller som lønn.

Reiseregning regler: kostnadsdekning eller lønn

Når den ansatte har levert inn reiseregningen, kan utbetalingen av erstatningen skje på én av to måter: kostnadsdekning eller lønn.

Kostnadsdekning innebærer at den ansatte får tilbake penger som vedkommende har lagt ut på vegne av arbeidsgiveren. La en ansatt ut 1 000 kroner, får vedkommende 1 000 kroner. Ingen inntekt oppstår, ingen skatt trekkes og arbeidsgiveren betaler ikke noe utover beløpet.

Hvis den samme utbetalingen klassifiseres som lønn, endres beregningen på begge sider. Arbeidsgiveren trekker forskuddsskatt ved utbetalingen, og beløpet beskattes til slutt med den ansattes marginalskatt. For en vanlig lønnsmottaker ligger marginalskatten på 33,6 prosent, så av 1 000 kroner i utlegg blir omkring 660 kroner igjen. I tillegg til de 1 000 kronene betaler arbeidsgiveren arbeidsgiveravgift, 14,1 prosent i sone 1. 

Et utlegg på 1 000 kroner koster da arbeidsgiveren 1 141 kroner og gir den ansatte 660 kroner.

Det er altså fordelaktig for begge parter at erstatningen utbetales som kostnadsdekning. Kategorien er derimot ikke noe arbeidsgiveren bestemmer selv. 

Tre vilkår avgjør hvilken kategori utbetalingen havner i.

Reisens art

Bare yrkesreiser kan erstattes trekkfritt. Strekningen mellom hjemmet og kontoret er privat, uansett hvor godt den dokumenteres.

Formen på erstatningen

Hvis faktiske kostnader tilbakebetales mot kvittering, finnes det ingen øvre grense, og hele beløpet er kostnadsdekning. Hvis det i stedet betales en standardsats uten kvittering, som diett eller kjøregodtgjørelse, er den trekkfri opp til Skattedirektoratets satser og lønn utover dette.

Dokumentasjonen

Oppfyller reiseregningen ikke innholdskravene, behandles hele utbetalingen som lønn, selv når reisen var reell og beløpet rimelig. 

Kravene er de samme for selskapet med tre reisende medarbeidere som for det med tretti.

Hva regnes som en reisekostnad?

Norske regler skiller mellom yrkesreise og arbeidsreise. Denne avgrensningen avgjør alt som følger.

En arbeidsreise går mellom hjemmet og det faste arbeidsstedet. Den er privat uansett avstand og tidspunkt.

En yrkesreise går et annet sted: til en kunde, et kurs, en byggeplass eller et annet kontor. Reise mellom to slike steder i løpet av samme dag regnes også som yrkesreise.

Kjører den ansatte direkte hjemmefra til en kunde, er hele strekningen en yrkesreise. Hvis reisen først går til eget kontor og deretter videre, er den første strekningen privat og den andre strekningen yrkesreise.

Innenfor en yrkesreise inngår blant annet:

• transport med tog, fly, taxi, leiebil eller egen bil
• overnatting
• bompenger, ferge og parkering
• merkostnader for mat

Ved bruk av egen bil dekker kjøregodtgjørelsen drivstoff, slitasje og forsikring. Bompenger, ferge og parkering erstattes i tillegg til satsen, mot kvittering.

Mat på reise gjelder bare den ansattes egen merkostnad. Hvis den ansatte spanderer på en kunde, faller den delen av kostnaden utenfor reisereglene og skal regnes som representasjon.

Utlegg, firmakort og merverdiavgift

Tilbakebetaling mot kvittering er den enkleste formen. Kostet hotellrommet 3 200 kroner, betales 3 200 kroner tilbake, trekkfritt.

Reisekostnaden kan betales på tre måter

Privat utlegg

Den ansatte betaler selv og får refusjon via reiseregningen.

Direkte fakturering

Hotellet eller reisebyrået fakturerer selskapet direkte.

Firmakort

Beløpet trekkes direkte fra selskapets konto. Kortet fjerner utlegget, men ikke dokumentasjonskravet; transaksjonen må fortsatt knyttes til en kvittering og en reise.

Slik fungerer momsfradraget

Momsen følger kostnadstypen. Persontransport og overnatting har en lav sats på 12 prosent og gir fradrag for inngående moms når reisen skjer i den merverdiavgiftspliktige virksomheten. Servering gir aldri fradrag, uansett hvor forretningsmessig måltidet er. Hvis frokosten er spesifisert på hotellregningen, holdes denne delen utenfor fradraget.

Diett og kjøregodtgjørelse inneholder ingen moms. Dette er erstatning til en ansatt, og en ansatt fakturerer ikke moms.

Kortkjøpet finnes i ett system, kvitteringen i en telefon og dietten i et skjema. Noen må knytte disse sammen før lønnskjøringen.Mynt samler kortkjøp, kvitteringer og attestering på ett sted, slik at selskapet kan håndtere reiseutgifter uten å sette sammen tre systemer.

Reiseregning kjøregodtgjørelse: satser for egen bil

Kjører den ansatte egen bil i tjenesten, betales kjøregodtgjørelse per kilometer uten kvitteringer for drivstoff eller slitasje. Til gjengjeld finnes det et tak, og det ligger lavere enn det de fleste betaler.

Skattedirektoratets trekkfrie sats for 2026 er 3,50 kroner per kilometer, uavhengig av kjørelengde og uavhengig av om reisen skjer i Norge eller utlandet. Statens sats, som mange private bedrifter følger, er 5,30 kroner. Differansen på 1,80 kroner er lønn.

I tillegg til grunnsatsen kan den ansatte motta 1,00 krone per kilometer og passasjer, samme beløp for kjøring på skogs- og anleggsvei, og samme beløp når utstyr som ikke får plass i bagasjerommet må tas med.

Eksempel: En selger kjører 500 kilometer i tjenesten i løpet av mars og får statens sats. Utbetalingen blir 2 650 kroner. Av dette er 1 750 kroner trekkfritt og 900 kroner trekkpliktig. På de 900 kronene trekkes skatt og beregnes arbeidsgiveravgift, og de to delene rapporteres hver for seg i a-meldingen sammen med antall kilometer.

Dokumentasjonen er kjøreboken. En manuelt ført bok fungerer juridisk, men den fylles sjelden ut samme dag, og det synes i etterkant. Automatisk logging løser dette ved kilden. Mynt har en funksjon for kjøregodtgjørelse på vei i Norge. 

Satsene finnes i satsforskriften for 2026.

Reiseregning diett: kostnader på reise

Den samme logikken gjelder mat. Enten erstattes faktiske utgifter mot kvittering, eller så betales diett: en standardsats uten krav om kvittering som er trekkfri opp til fastsatte satser.

Dagsreiser uten overnatting

• 6 til 12 timer: 200 kroner
• over 12 timer: 400 kroner

Reiser med overnatting, per døgn

• hotell: 693 kroner
• hotell med frokost: 554 kroner
• pensjonat eller hybel uten kokemulighet: 400 kroner
• privat overnatting: 107 kroner

Hvis måltider er inkludert, gjøres måltidstrekk på henholdsvis 20, 30 og 50 prosent for frokost, lunsj og middag.

Satsene ovenfor er skattegrenser, ikke erstatningsnivåer. Statens særavtale betaler mer: 397 kroner ved 6 til 12 timer, 736 kroner over 12 timer uten overnatting og 1 012 kroner med overnatting.

Eksempel: Selskapet følger statens satser og betaler 1 012 kroner for ett døgn på hotell uten frokost. Trekkfritt er 693 kroner. De resterende 319 kronene er lønn.

Krav til reiseregning: dette må stå i den

Uansett erstatningsform kreves det dokumentasjon som holder. Reiseregningen skal føres løpende under reisen.

Grunnopplysningene er den ansattes navn, adresse og underskrift, dato for avreise og hjemkomst, samt reisens formål og hvilket arrangement den gjaldt. Kreves det kjøregodtgjørelse, kommer reiseruten i tillegg, med start- og sluttpunkt, årsaken til eventuelle omveier, total kjørt strekning og navn på passasjerer. Kravene følger av skattebetalingsforskriften § 5-6-12.

Hvordan skrive reiseregning i praksis

Fyll ut opplysningene mens reisen pågår. Underskriften oppfylles gjennom elektronisk attestering, og en sammenstilling uten formål og rute fungerer ikke, fordi det er disse opplysningene en kontroll bygger på.

Reiseregning tidsfrist

Skattereglene setter ingen frist for den ansatte, men arbeidsgiverens frister styrer tempoet. A-meldingen skal leveres den 5. i måneden etter utbetalingen. En reiseregning som dukker opp i februar for en reise i oktober, tvinger frem korrigeringer i perioder som allerede er levert.

Vanlige spørsmål

Må man skrive reiseregning når alt er betalt med firmakort?

Kvitteringene må knyttes til en dokumentert tjenestereise. Hvis det betales diett eller kjøregodtgjørelse, kreves det i tillegg en fullstendig reiseregning.

Gjelder de samme satsene i utlandet?

Kilometersatsen gjelder overalt. Kostsatsene varierer med reisemålet og ble endret ved årsskiftet.

Hvor lenge skal reiseregninger oppbevares?

Fem år etter regnskapsårets slutt.

Når satsene endres

Satsforskriften fastsettes hver høst med virkning fra 1. januar. Den trekkfrie kilometersatsen har ligget uendret på 3,50 kroner, mens statens sats har økt til 5,30, og hver justering flytter grensen uten at noen i selskapet gjør noe. Et selskap som har skrevet inn beløpene i en mal, får feil i januar. Et selskap som har kontroll over reisekostnadene måned for måned, oppdager forskjellen når den oppstår.