Hver tapte kvittering koster mer enn du tror. Aicono sluttet å tape dem.

Mats William Lia bygde Aicono for å gjøre regnskap strukturert, forutsigbart og teknologidrevet. Men for å komme dit, måtte han først kvitte seg med det som stjal mest tid – manglende kvitteringer og bilag som aldri kom frem. Det er der Mynt kom inn.

Et regnskapsbyrå som tenker som et teknologiselskap

De fleste regnskapsbyråer gjør det samme som de alltid har gjort – bare litt raskere og med bedre programvare. Aicono har valgt en annen vei. De har bygget selskapet rundt ett mål: å gjøre regnskap strukturert, forutsigbart og teknologidrevet. Det er ikke en tagline. Det er en driftsmodell.

Daglig leder Mats William Lia har fra starten vært tydelig på hva slags byrå Aicono skal være. De leverer regnskap og rådgivning til fastpris – ingen timepris, ingen vage estimater, ingen ubehagelige overraskelser på fakturaen. Og for å holde det løftet, er de avhengige av at de interne prosessene faktisk holder takt.

Det som skiller Aicono ytterligere fra mengden er at de utvikler sine egne produkter – både for intern bruk og ut mot kundene sine. Teknologi er ikke et hjelpemiddel her. Det er selve forretningsmodellen.

"Vi har bygget selskapet med ett mål: å gjøre regnskap strukturert, forutsigbart og teknologidrevet."

‍

Problemet ingen liker å snakke om – men alle kjenner

Det finnes en type arbeid i regnskapsbransjen som alle vet eksisterer, men som ingen egentlig vil innrømme at de bruker så mye tid på. Kontering av bilag. Purringer på manglende kvitteringer. E-poster som ber om dokumentasjon fra et kjøp som skjedde for seks uker siden. Det er "melk og brød", som Mats kaller det – men det er også det som spiser opp timene som burde gått til faktisk rådgivning.

For Aicono er dette mer enn et irritasjonsmoment. Det er en motsetning til hele det de prøver å bygge. Hver gang en ansatt i en kundebedrift glemmer å legge ved et bilag, skaper det en forsinkelse i bokføringen. Og forsinkelse i bokføringen betyr at Aicono ikke kan gi den oversikten og presisjonen som fastprismodellen deres er bygget på.

"Vi har fortsatt i dag veldig mye av det jeg mener er melk og brød. Det er kontering av bilag, sende ameldinger... alt det her mener jeg bør bare være automatisert, med mer avanserte prosesser som faktisk skaper verdi for kundene våre."

Løsningen er ikke å ansette flere folk til å purre. Løsningen er å fjerne behovet for purring helt.

Tapte kvitteringer koster mer enn folk tror

Det er lett å tenke på et manglende bilag som bare et lite administrativt problem. Noe man fikser etterpå, hvis man husker det. Men konsekvensen er mer konkret enn som så: når bilaget forsvinner, forsvinner også grunnlaget for å føre fradrag. Kunden mister momsen. Og ingen av partene kan gjøre noe med det i etterkant.

For bedrifter med mange transaksjoner – spesielt de med prosjektregnskap, der utgifter skal knyttes til spesifikke prosjekter og kunder – er dette ikke et sjeldent problem. Det er et strukturelt problem. Og strukturelle problemer krever strukturelle løsninger.

"I stedet for at bilaget blir tapt, så har ikke vi grunnlag for å føre fradrag heller. Kunden får tilbake moms og sparer ganske mye penger på løsningen."

‍‍

Det Mats beskriver her er ikke en hypotetisk gevinst. Det er penger som faktisk havner tilbake i lommen på kundene – penger som tidligere rett og slett forsvant fordi papirarbeidet ikke var på plass.

"Når bilaget forsvinner, forsvinner fradraget med det. Det er ikke bare irriterende – det er dyrt."

‍

Mynt er ikke bare en app – det er en del av systemet

Mange verktøy lover integrasjon. Færre leverer det på en måte som faktisk endrer hverdagen. For Aicono var det avgjørende at Mynt ikke bare løste ett problem i isolasjon, men passet inn i helheten – både internt og ut mot kundemassen.

I dag bruker Aicono Mynt internt i egne operasjoner, og ruller det samtidig ut til alle sine kunder gjennom byråportalen i applikasjonen. Det betyr at én og samme løsning dekker begge sider av bordet. Aicono slipper å forholde seg til ett system for seg selv og et annet for kundene. Alt lever i samme økosystem.

"Hos oss er ikke bare Mynt en app, men det er også en del av et system, som vårt økosystem."

‍‍

I tillegg kom 2-i-1-løsningen som en positiv overraskelse: det som tidligere krevde separate tjenester for kort og abonnement, er nå samlet på ett sted. Færre leverandører å forholde seg til. Færre fakturaer å betale. Og en samlet oversikt som faktisk gir mening.

Særlig verdifullt for prosjektregnskap

Ikke alle bedrifter har de samme behovene når det gjelder utgiftshåndtering. Men for bedrifter som driver med prosjektregnskap – der hver krone må knyttes til riktig prosjekt, riktig kunde og riktig periode – er nøyaktighet ikke valgfritt. Det er en forutsetning for at hele modellen skal fungere.

Her er Mynt særlig godt egnet. Når et kort brukes, registreres transaksjonen umiddelbart. Bilaget følger med. Konteringen skjer automatisk. Det betyr at prosjektregnskapet er oppdatert i sanntid, uten at noen trenger å purre på noen, og uten at noen trenger å huske hva et kjøp gjaldt tre uker etterpå.

"Jeg anbefaler alle bedrifter å bruke Mynt for å spare tid, og spesielt de bedriftene som har prosjektregnskap."

‍‍

Det er ikke en forsiktig anbefaling. Det er konklusjonen fra noen som har sett alternativene, testet dem og valgt å bygge Mynt inn i sin egen kjerneinfrastruktur. For Aicono er Mynt ikke lenger et verktøy de vurderer. Det er en del av det de er.

Aicono er et teknologisk regnskapsmiljø som leverer regnskap og rådgivning til fastpris. Mynt er et svensk fintech grunnlagt i 2018, med over 20 000 bedriftskunder i Norden – og vokser raskt i Norge.

‍