Virtuella event - hur gör jag?

Skiftet till ett digitalt liv skedde snabbare än vad många var redo för. Det innebär många frågetecken kring den praktiska övergången.

En av de svåraste omställningarna är event. När folksamlingar större än åtta personer förbjuds blir konferenser och mingel omöjliga att genomföra.

På grund av detta har vi listat våra bästa tips för ett lyckat virtuellt event.

Välj rätt plattform

Olika typer av event kräver olika saker. Vilken plattform just ditt event kräver är därför svårt att säga.

Även om det går att spendera stora summor på en plattform för ett virtuellt event är det inte ett måste. Det finns gott om effektiva alternativ till låga avgifter, eller i somliga fall gratis.

Sociala medier passar små event

Testa exempelvis att gå live på sociala medier som Facebook eller Instagram. Detta innebär inte enbart en kostnadsfri plattform. Dessutom blir spridningen av eventet mycket enklare, då syftet med sociala medier är att nå människor.

Medelstora event kräver mer kontroll

Den som är beredd att spendera lite mer kan investera i en plattform som Zoom. För några hundralappar går det att ha ett videosamtal för hundratals människor. Det finns också många verktyg som underlättar, som smidig skärmdelning och möjligheten till digitala grupprum.

För stora event bör investeringar göras

De allra dyraste verktygen kan vara nödvändiga för den som planerar digitala versioner av exempelvis yrkesmässor. Några av de mest populära alternativen heter Brazen, Samaaro och SpotMe.

Går man upp i prisklass kan man förvänta sig individuella chattrum, chatbotar och digitala företagsbås.

Involvera deltagarna med digitala verktyg

Att hålla folks uppmärksamhet är alltid en utmaning när det kommer till föredrag och event. Ett bra sätt att påkalla den uppmärksamheten är att involvera deltagarna.

Det finns många sätt att göra detta på. De ser bara annorlunda ut än vad de gör i verkligheten.

Några av de bästa verktygen för att skapa engagemang är följande.

Mentimeter går att använda för utvärderingar, omröstningar och säkert mycket annat. Det är ett väldigt bra verktyg för att ta temperaturen på publiken, ta frågor anonymt eller se vilka förkunskaper åskådarna har.

Miro är en digital whiteboard. På så sätt kan alla deltagare ha ett finger med i alla övningar. Miro har även flera bra funktioner för samarbete, bland annat timers och post it-lappar.

Kahoot innebär det att en fråga ställs, och deltagarna får fyra alternativ att välja mellan. Frågespel som dessa kan ge en publik mer energi och samtidigt förmedla värdefull information.

Det är viktigt att tänka på hur van publiken är vid den senaste tekniken. För en yngre generation kan en QR-kod vara en självklarhet. En äldre generation kan kräva någon minuts förklaring.

Se till att den här typen av övergångar är inplanerade tidsmässigt. Behöver publiken gå in på en länk, använda en QR-kod, ta upp mobilen eller ställa frågor kommer det att ta en stund.

Utnyttja innehållet till fullo

Bakom varje event ligger det mycket arbete. Även om det såklart är bra att hålla innehållet exklusivt fram tills eventet hålls, kan det vara bra att utnyttja det till fullo efteråt.

Om eventet inte är återkommande kan det exempelvis vara bra att spela in hela eventet. På så sätt går det dels att lägga upp i sin helhet, men det går även att skapa kortare klipp kring specifika ämnen.

Efter eventet går det även att skriva ett blogginlägg för att sammanfatta poängerna som lyftes. Det går även att lyfta samma ämnen, och eventuell diskussion på Linkedin eller andra sociala medier.

Samla ihop data från deltagare

Något av det mest värdefulla som går att få tag på idag är data. Det låter kanske läskigt för den som är ny, men det är inte lika futuristiskt som det låter.

När deltagarna anmäler sig lär registreringen erbjuda kontaktuppgifter. Det kan även gå att få reda på kön, ålder och möjligen yrkesroll.

Inte bara ger det en insikt i den allmänna målgruppen och bättre förståelse för dess behov och intressen. Det ger även flera kontaktsätt för senare kommunikation och annonsering.

Erbjud något värdefullt

Vill du nå en bred publik och potentiella nya kunder räcker det sällan med att prata om företaget. Ge eventuella deltagare en anledning att komma.

Enligt statistik från Markletic deltar 80 procent av den undersökta publiken för att lära sig något. Se därför till att det finns något i din presentation att lära sig.

Några vanliga sätt att göra det på är att erbjuda exklusiv information, hyra in en industriledare att tala eller ge kunder personlig rådgivning.

Planera pauser

Att hålla publikens fokus uppe i verkligheten kan vara svårt nog. Det blir ännu svårare när någon är kissnödig, någon måste ut med hunden och någon måste fixa middag till barnen.

Genom att planera pauser från början, och upplysa deltagarna om när, var och hur pauserna kommer, är det mycket lättare att behålla deras uppmärksamhet.

Finansiering för växande företag

Har du fantastiska idéer? Då låter du som vår nästa kund. Vi erbjuder finansiering till företag i alla möjliga branscher.

Har du en plan för ett storslaget virtuellt event, eller behöver du ett företagslån till något annat? Vi på Mynt ser fram emot att diskutera saken med dig.

Mejla oss på info@mynt.se eller ring oss på 010 198 0300 så snackar vi om det.

‍