Utlandstraktamente - regler, begränsningar & skatt

Den som reser i tjänsten kan ha rätt till utlandstraktamente, och det gäller både för personer som är anställda och de som är egna företagare. Här går vi igenom alla de regler, begränsningar och skatter som är kopplade till traktamente utomlands.

Om utlandstraktamente

Traktamente är en kostnadsersättning som anställda får för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Det är arbetsgivaren som står för traktamentet. Till de här levnadskostnaderna räknas utgifter en anställd har för måltider och logi.

Ett traktamente kommer dock inte att täcka exempelvis hela kostnader för måltider, utan endast den ökade kostnad som beräknas tillkomma på grund av att den anställde befinner sig på tjänsteresa.

Det är viktigt att komma ihåg att ett traktamente utomlands skiljer sig från det traktamente som kan betalas ut vid nationella tjänsteresor. En anställd kan fortfarande få ersättning för ökade kostnader för måltider och logi vid utlandstraktamente. Däremot skiljer sig ersättningsnivån för olika länder.

Regler som gäller för utlandstraktamente

De grundläggande reglerna är desamma för både utlandstraktamente och för traktamentet vid tjänsteresor inom Sverige. Ett utlandstraktamente för anställda har dock vissa krav och regler som kan påverka den anställdes rätt till traktamente samt storleken på kostnadsersättningen.

En tjänsteresa behöver uppfylla tre krav för att ett utlandstraktamente ska kunna betalas ut skattefritt.

1. Tjänsteresan innebär minst en övernattning.
2. Resan görs till en ort som ligger minst 50 kilometer från verksamhetsorten.
3. Personen som har gjort tjänsteresan måste kunna styrka kostnader med underlag i en reseräkning.

Det finns även regler som avgör om den anställde har rätt till heldagstraktamente eller halvdagstraktamente. Vad som avgör om tjänsteresan räknas som en heldag eller en halvdag beror på när resan påbörjas och när den avslutas. Resan räknas som avslutad vid hemkomst.

1. Heldag: Tjänsteresan påbörjas före klockan 12:00 och avslutas efter klockan 19:00.
2. Halvdag: Resan påbörjas efter klockan 12:00, eller avslutas innan klockan 19:00.

Utlandstraktamente för företag

Även egenföretagare har rätt att nyttja utlandstraktamente. Precis som för en anställd kan också egenföretagare få kostnadsersättning för måltider och övernattning.

Samma tre grundregler för att få kostnadsersättning som nämndes ovan gäller också för egenföretagare. Utlandstraktamente kan nyttjas av företagare som driver såväl aktiebolag som handelsbolag och enskild firma.

Så mycket får du i traktamente utomlands

Vid en tjänsteresa utomlands kan det vara bra att i förväg kontrollera hur mycket du får i traktamente för olika länder. Beloppen kan nämligen skilja sig åt en hel del.

De schablonbelopp som finns för traktamente utomlands är beräknade utifrån levnadskostnader i det aktuella landet. Det innebär exempelvis att ett utlandstraktamente för resor till Norge som har höga levnadskostnader ger en högre kostnadsersättning än vad tjänsteresor till exempelvis Tjeckien gör.

Olika belopp beroende på land

Varje land har ett unikt schablonbelopp. Reglerna gällande traktamente för heldag och halvdag ser dock likadana ut oberoende av vilket land som tjänsteresan går till.

Kostnadsersättning för tjänsteresor utomlands kan du få för resor till alla världens länder. Här nedan är exempel på vad schablonbeloppen för heldag ligger på under 2023 för länder inom och utanför Europa.

Utlandstraktamente 2023, exklusive kostnader för logi:

1. Australien: 744 kronor
2. Belgien: 794 kronor
3. Danmark: 1 051 kronor
4. Finland: 786 kronor
5. Frankrike: 852 kronor
6. Indien: 359 kronor
7. Irland: 827 kronor
8. Japan: 480 kronor
9. Kroatien: 472 kronor
10. Lettland: 603 kronor
11. Nederländerna: 721 kronor
12. Norge: 1 019 kronor
13. Nya Zeeland: 623 kronor
14. Senegal: 561 kronor
15. Singapore: 862 kronor
16. Sydafrika: 289 kronor
17. Tjeckien: 529 kronor
18. Tunisien: 260 kronor
19. USA: 1 113 kronor
20. Österrike: 669 kronor

Ansöka om utlandstraktamente

Vare sig anställda eller egenföretagare behöver skicka in någon ansökan om utlandstraktamente. Istället finns det en speciell utlandstraktamente blankett, även kallad reseräkning, som ska fyllas i. Där ska det framgå vem som har gjort resan, datum, klockslag och utgifter kopplade till tjänsteresan.

Kom ihåg att alltid spara på kvitton eftersom du måste styrka kostnaderna med den här formen av underlag i reseräkningen.

Skatt på utlandstraktamente

När en anställd åker på tjänsteresa utomlands är traktamentet i regel skattefritt. Ett skattefritt utlandstraktamente gäller så länge som kostnadsersättningen håller sig inom det aktuella schablonbeloppet. Om det däremot betalas ut en högre kostnadsersättning räknas det överstigande beloppet som vanlig lön och är således skattepliktigt.

Utlandstraktamente och skattedeklaration

En stor fördel är att det inte finns krav på att ta upp utlandstraktamente i deklaration. Det finns dock fall då en anställd kan behöva redovisa den här typen av resekostnader när det är dags att deklarera. Om en anställd av någon anledning inte har fått traktamente utbetalt av sin arbetsgivare kan denne istället dra av schablonbeloppet i skattedeklarationen.

Bokföra utlandstraktamente

Ett utbetalat utlandstraktamente måste bokföras. Vilka konton som ska debiteras i bokföringen varierar beroende på om traktamentet har betalats ut till en anställd eller om en egenföretagare själv har nyttjat den här kostnadsersättningen.

Förutsatt att utlandstraktamentet har följt Skatteverkets schablonbelopp ska det i bokföringen debiteras på följande vis:

1. Ett skattefritt utlandstraktamente bokförs på konto 7323 för anställda.
2. Egenföretagare med enskild firma bokför skattefria traktamenten utomlands på konto 5845.

Vanliga frågor och svar

Hur beräknas utlandstraktamente om arbetsgivaren bjuder på mat?

Om en arbetsgivare står för måltider under tjänsteresan räknas det som en kostförmån och då minskar storleken på traktamentet enligt följande:

1. Fri frukost, lunch och middag: kostnadsersättning minskar med 85 % av schablonbeloppet
2. Lunch och middag: minskning med 70 % av schablonbeloppet.
3. Fri lunch eller middag: minskning med 35 % av schablonbeloppet.
4. Endast fri frukost: minskning med 15 % av schablonbeloppet.

Hur beräknas utlandstraktamente vid vistelse i flera länder under samma dag?

I de fall som tjänsteresan innebär resor inom olika länder under en och samma dag ska schablonbeloppet för det land där större delen av dagen spenderas bli tillämpat.

Hur beräknas utlandstraktamente vid längre tjänsteresa?

Vid längre tjänsteresor som överstiger tre månader reduceras det skattefria traktamentet. Efter tre månader räknas 70 % av schablonbeloppet som skattefri kostnadsersättning vid tjänsteresa utomlands.

Källor och resurser

På Skatteverkets hemsida finns mer information om utlandstraktamente vid tjänsteresor. Där hittar du som företagare all relevant information om aktuella schablonbelopp och regler. DU kan även läsa mer om traktamente hos oss här.

Få hjälp med företagets utgiftshantering

Det ska vara enkelt att både hantera och bokföra företagets utgifter. Vi på Mynt har därför tagit fram ett smart företagskort med integrerad utgiftshantering. Det innebär att kortet är direkt kopplat till företagets bokföring. Med hjälp av vårt företagskort blir hanteringen av företagets utgifter och reseräkningar genast mycket enklare.

‍