Utläggshantering - så blir den mer effektiv

Utläggshanteringen på ditt bolag kan med största sannolikhet bli mycker mer effektiv, och det kommre att leda till massor av frigjord tid och gladare medarbetare. Här är våra 5 konkreta tips på hur du kan göra utläggshanteringen mer effektiv.

1 - Skaffa ett modernt bokföringssystem

Allt börjar med vilket bokföringssystem du använder. Se till att skaffa ett modernt bokföringssystem som har integrationer med andra smarta verktyg. Mynt är exempelvis integrerat med Fortnox, Visma, PE Accounting och Setly. Alla dessa bokföringssystem är kända för sina moderna gränssnitt och sin användarvänlighet, samt sina integrationer.

2 - Dela ut ett företagskort till varje medarbetare

Istället för att ha ett företagskort som ligger i chefens skrivbordslåda tillsammans med pinkoden nerskriven på en lapp, bör du dela ut ett kort till varje anställd. På så vis blir det enklare att hålla koll på vem som har köpt vad och du slipper maila alla anställda i slutet på månaden och fråga vem som har gjort ett visst köp. En stor del av huvudvärken i samband med utläggshantering är just att jaga kvitton från anonyma inköpare.

3 - Virtuella kort för specifika syften

Många stora utläggsposter på företagskortet kommer från marknadsföringen - Google Ads, Facebook Ads och så vidare - eller från produktteamet som betalar för serverutrymme eller andra verktyg online. Om du bara har ett företagskort finns det en stor risk att vissa tjänster stängs ner om du når din limit på kortet. Marknadsteamet kanske ökar sin spend på Google, och vips så går AWS ner för produktteamet. Genom att skaffa specifika kort för specifika ändamål minimerar du denna risk. Och återigen: det blir enklare att kräva in kvittona.

4 - Smart företagskort

Smart företagskort kan betyda många olika saker, men i samband med utläggshantering så skulle vi säga att det handlar om att kortet är integrerat med ditt bokföringssystem. Konkret betyder det att när man gör köp med kortet, så skickas kvittona direkt in i bokföringen, redo att attesteras och bokföras. Det krävs givetvis att slutanvändaren fotograferar kvittot, alternativt laddar upp det om det är digitalt, och för det krävs en riktigt bra app som är kopplat till kortet.

5 - Automatiska påminnelser om kvitton

Allra bäst är om dina medarbetare automatiskt blir påminda om att fotografera och ladda upp kvittona i ditt bokföringssystem. Gärna direkt efter köpet, men ibland är det inte möjligt och då kanske fler påminnelser krävs. Kom ihåg att även om man fotat ett fysiskt kvitto och sparat det digitalt, så måste man ändå spara det fysiska kvittot i 3 år enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §).

Sammanfattning

Så, vad tycker du om våra råd? Skaffa ett modernt bokföringsysstem, dela ut kort till alla i personalen, skaffa virtuella kort för särskilda syften, skaffa ett smart företagskort som skickar kvittona rätt in i bokföringen, och om du inte får in kvittona - aktivera automatiska påminnelser till den som gjort köpet.

Allt detta får du med Mynt. Och dessutom är Mynt helt kostnadsfritt, oavsett hur många kort du delar ut. Även vår generösa kredit är kostnadsfri. Och du behöver inte byta bank för att skaffa Mynt. Välkommen till en bekymmersfri utläggshantering!

‍